Z odliko opišemo

Kako povezati WooCommerce z ERP in računovodstvom

Ko trgovina zraste, ročno prepisovanje naročil v računovodstvo in usklajevanje zalog postane ozko grlo. Povezava WooCommerca s poslovnim sistemom (ERP ali računovodskim programom) te korake opravi samodejno. Da bo povezava zanesljiva, je treba pred razvojem odgovoriti na nekaj vprašanj.

Ilustrativni prikaz toka podatkov in dnevnika sinhronizacije (izmišljeni podatki).

1. Kateri podatki tečejo in v katero smer

Izdelki, cene in zaloga običajno potujejo iz poslovnega sistema v trgovino.
Naročila in kupci potujejo iz trgovine v poslovni sistem.
Računi nastanejo v poslovnem sistemu in se lahko vrnejo v trgovino ali pošljejo kupcu.

Za vsak podatek določite, kateri sistem je »glavni«. Če cene urejate na dveh mestih, prej ali slej pride do razhajanj.

2. Kako izdelke povežemo med sabo

Trgovina in ERP morata za isti izdelek uporabljati isti ključ – najpogosteje šifro artikla ali EAN. Pred zagonom je dobro preveriti, koliko izdelkov se ne ujema, in to urediti, sicer se zaloga ne posodobi.

3. Kako pogosto in kaj ob napaki

Zaloge in cene se običajno usklajujejo v rednih intervalih (npr. vsako uro), naročila pa takoj ob oddaji. Ker sistem včasih ni dosegljiv, mora povezava napako zaznati, poskusiti znova in o težavi obvestiti odgovorno osebo. Dnevnik sinhronizacije pokaže, kaj se je zgodilo s posameznim naročilom.

4. Najprej testno okolje

Povezavo najprej preizkusimo na kopiji podatkov ali v načinu »samo branje«, ki pokaže, kaj bi se spremenilo, ne da bi karkoli zapisal. Šele ko se rezultati ujemajo s pričakovanji, jo vklopimo v živo.

5. Lasten vtičnik ali obstoječa rešitev

Za nekatere sisteme obstajajo gotovi vtičniki, ki zadostujejo pri preprostih trgovinah. Ko imate posebne cenike, več skladišč ali več trgovin, je lasten vtičnik pogosto cenejši od nenehnih ročnih popravkov.

Primeri iz prakse

Priporočam.si – Vasco: zaloge in cene v trgovino, naročila nazaj v Vasco.
Melisasi.si – Pantheon: sinhronizacija zalog in prenos naročil.
Smarti Book – MetaKocka za devet trgovin.
Titin – Minimax: naročila in zaloga.

Več o tem, kako povezujemo trgovine s SAOP, Pantheonom, Vascom, Minimaxom in drugimi sistemi, preberite na strani Integracije z zalednimi sistemi. Če želite preveriti, ali je povezava smiselna za vašo trgovino, nam pošljite povpraševanje.